Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

HOOFDSTUK I

Artikel 1

De vereniging, die is opgericht te 's-Gravenhage op 1 november 1946, draagt de naam “Personeelsvereniging Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties”, afgekort  “PVBZK.”

HOOFDSTUK II

VAN DE LEDEN EN DE DONATEURS

Artikel 2

De leden hebben toegang tot de algemene ledenvergadering en het recht aldaar het woord te voeren. Voorts hebben zij steeds toegang tot alle door de vereniging te organiseren evenementen.

Artikel 3

De leden hebben voorts de navolgende rechten: a. van amendement; b. van initiatief; c. van stemrecht op de algemene ledenvergaderingen; d. tot benoembaarheid tot lid van het bestuur; e. van introductie op clubbijeenkomsten.
Het bestuur is gerechtigd aan introducé(e)'s de toegang te weigeren.

Artikel 4

Leden en donateurs die geschorst zijn, hebben geen toegang tot vergaderingen, behoudens tijdens de behandeling van het beroep als bedoeld in artikel 6, of andere door de vereniging te houden bijeenkomsten.

Artikel 5

De donateurs hebben toegang tot de door de vereniging georganiseerde evenementen, bezitten de rechten van leden, met uitzondering van die genoemd in artikel 3, sub a tot en met d. Zij hebben geen toegang tot de algemene ledenvergaderingen.

Artikel 6

Een donateur kan door het bestuur de toegang tot activiteiten van de vereniging worden ontzegd. Het bestuur kan dit op eigen initiatief doen of op voorstel van tien leden. Het bestuur deelt zijn besluit schriftelijk aan de donateur mee met redenen omkleed. De donateur kan binnen vier weken na ontvangst van de mededeling in beroep komen bij de algemene ledenvergadering. Het bepaalde in artikel 12 van de statuten is daarbij van toepassing.

HOOFDSTUK III

VAN HET BESTUUR

Artikel 7

Bestuursleden treden af volgens onderstaand schema: in de even jaren de voorzitter, de penningmeester en ten minste één bestuurslid; in de oneven jaren de secretaris en de overige bestuursleden.

Artikel 8

Het bestuur is belast met de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement, benevens van alle andere vastgestelde regelen en bepalingen.

Artikel 9

Het bestuur houdt toezicht op de verschillende commissies, met uitzondering van de kascommissie en subclubs, en heeft toegang tot hun vergaderingen.

Artikel 10

Wanneer een bestuurslid aftreedt, het lidmaatschap verliest of wegens ziekte of anderszins niet in staat is zijn functies waar te nemen, zullen zijn werkzaamheden door één of meerdere bestuursleden worden waargenomen, tot de terugkomst van het afwezige lid of totdat een nieuwe verkiezing zal hebben plaats gevonden. Een nieuw gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop het oorspronkelijke lid afgetreden zou zijn.

Artikel 11

Het dagelijks bestuur draagt in het bijzonder zorg voor de uitvoering van de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement en van de rechtsgeldige besluiten van de algemene ledenvergadering en die van het bestuur. Tevens behartigt het de dagelijkse belangen waarvoor geen beslissing van het bestuur nodig is. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur ook zelfstandig beslissen onder voorbehoud van goedkeuring achteraf door het bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het dagelijks bestuur heeft géén bevoegdheden ten aanzien van:
a. opzegging van het lidmaatschap, ontzetting uit het lidmaatschap en uitsluiting van donateurs;
b. het instellen van en het verlenen van bevoegdheden aan commissies en het benoemen van commissieleden.

Artikel 12

De voorzitter draagt zorg voor de belangen van de vereniging in het algemeen, en
a. leidt de algemene ledenvergaderingen en regelt de te verrichten werkzaamheden;
b. heeft het recht de discussie op de algemene ledenvergadering te sluiten wanneer hij meent dat de aanwezigen voldoende zijn ingelicht, doch is verplicht deze weer te openen,     indien ten minste de meerderheid der aanwezige stemgerechtigde leden het belang daartoe kenbaar maken;
c. benoemt op de algemene ledenvergadering de leden van het stembureau;
d. leidt de bestuursvergaderingen en regelt de te verrichten werkzaamheden;
e. beslist in bestuursvergaderingen bij staken van stemmen over zaken;
f.  houdt toezicht op de werkzaamheden van de overige bestuursleden;
g. bekrachtigt de verschillende verslagen met zijn handtekening;
h. opent en sluit de voor alle leden toegankelijke verenigingsbijeenkomsten;
i.  bepaalt hoe en waar de prijzen der vereniging worden bewaard; Bij ontstentenis of verhindering regelt het bestuur de vervanging dan wel de waarneming van het voorzittersschap.

Artikel 13

De secretaris:
a. houdt de notulen van de algemene ledenvergaderingen;
b. voert de briefwisseling in overleg en met en uit naam van het bestuur;
c. is verplicht van alle uitgaande stukken kopie te houden;
d draagt zorg dat alle geschreven en gedrukte stukken de vereniging betreffende worden opgenomen in het archief dat door hem wordt beheerd;
e. houdt een lijst van leden en donateurs bij en is verplicht alle mutaties aan de penningmeester mede te delen;
f. draagt zorg dat aan de leden en donateurs een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement ter hand wordt gesteld;
g. zorgt voor publicatie c.q. mededelingen van alle door het huishoudelijk reglement gevorderde of door het bestuur gewenste mededelingen;
h. stelt aan het einde van het verenigingsjaar een jaarverslag samen, hetwelk de goedkeuring van het bestuur behoeft. Dit verslag wordt, nadat het ter inzage is gesteld, behandeld in de algemene ledenvergadering, bedoeld in artikel 19, onder a.;
i. houdt toezicht op het secretariaat van de vereniging en kan voor de uitoefening van zijn taken van het secretariaat gebruik maken.

Artikel 14

De penningmeester:
a. beheert de gelden der vereniging;
b. draagt zorg voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden, zo mogelijk tegen kwitantie en voor het voldoen van haar schulden. Alle uitgaven doet hij zo mogelijk tegen kwitantie. Voor betalingen boven de f.1000,- heeft hij goedkeuring nodig van het dagelijks bestuur;
c. is voor de onder zijn beheer staande gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij overmacht bewezen kan worden;
d. heeft voor het aangaan van belangrijke financiële verplichtingen van de vereniging tegenover derden de goedkeuring van het bestuur nodig;
e. is verplicht nauwkeurig boek te houden;
f. is bij niet tijdig voldoen van contributie verplicht een lid /donateur binnen twee maanden tenminste twee maal schriftelijk tot betaling te manen;
g. verleent inzage van alle bescheiden en verstrekt alle gewenste inlichtingen aan de kascommissie: 1. bij tussentijds aftreden binnen 14 dagen na beëindiging van zijn functie; 2. telkens wanneer de kascommissie zulks verlangt;
h. stelt aan het eind van het jaar een financieel overzicht samen, hetwelk de goedkeuring van het bestuur behoeft. Dit verslag wordt nadat het ter inzage is gesteld, behandeld in de algemene ledenvergadering bedoeld in artikel 19, onder a.

Artikel 15

Voor zover het huishoudelijk reglement daar niet voorziet, regelt het bestuur de overige taken van ieder bestuurslid afzonderlijk.

Artikel 16

Besluiten van het bestuur, ter algemene kennis gebracht, zijn voor de leden bindend zolang de algemene ledenvergadering of het bestuur deze besluiten niet herroept of wijzigt.

HOOFDSTUK IV

VAN VERGADERINGEN

Artikel 17

Algemene ledenvergaderingen worden belegd op een door het bestuur te bepalen tijdstip en plaats.

Artikel 18

Er wordt een algemene ledenvergadering gehouden:
a. binnen drie maanden na afloop van ieder verenigingsjaar (jaarvergadering);
b. op initiatief van het bestuur;
c. op verlangen van tenminste 30 leden, die daarvan schriftelijk met opgave van redenen, aan het bestuur kennis moeten geven. Deze vergadering dient uiterlijk binnen zes weken te worden gehouden na het tijdstip waarop het verlangen daartoe kenbaar is gemaakt.

Artikel 19

In de jaarvergadering wordt:
a. verslag uitgebracht door de secretaris over het afgelopen verenigingsjaar;
b. financieel verslag uitgebracht door de penningmeester;
c. verslag uitgebracht door de kascommissie;
d. een begroting voor het volgende verenigingsjaar ingediend;
e. de kascommissie voor het volgend verenigingsjaar gekozen;
f. het bestuur voor het komende verenigingsjaar door verkiezing aangevuld;
g. behandelt wat verder ter tafel zal worden gebracht;
h. gelegenheid geven tot het stellen van vragen;
i. vaststellen van de contributie en donatie.

Artikel 20

De convocatie tot een algemene ledenvergadering geschiedt schriftelijk tenminste veertien dagen van te voren, onder vermelding van de te behandelen punten.

Artikel 21

Voorstellen tot wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement moeten tenminste twee weken voor de algemene ledenvergadering aan de leden worden meegedeeld.

Artikel 22
Over personen wordt schriftelijk met gesloten briefjes gestemd. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter ook hier een schriftelijke stemming nodig acht of tenminste tien leden dit verzoeken.

Artikel 23

Voor zover niet anders is bepaald geschieden verkiezingen en benoemingen en worden besluiten genomen bij meerderheid van geldige stemmen.

Artikel 24

Indien bij een verkiezing bij eerste stemming in één of meer vacatures niet is kunnen voorzien, moet een tweede vrije stemming plaats hebben. Leidt deze nog niet tot resultaat dan heeft een stemming plaats uit het dubbeltal van hen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Komen door het verkrijgen van een gelijk aantal stemmen meer personen dan een dubbeltal voor de voordracht in aanmerking, dan delen die allen in de herstemming, waarbij de gewone meerderheid beslissend is.

Artikel 25

Wanneer een gekozene voor de benoeming bedankt, moet er een nieuwe stemming plaats hebben.

Artikel 26

Bij staking van stemmen over personen beslist het lot. Bij staking van stemmen over zaken heslist de voorzitter.

Artikel 27

Van onwaarde zijn stemmen uitgebracht door middel van:
a. blanco stembriefjes;
b. stembriefjes welke de personen niet duidelijk aanwijzen;
c. ondertekende stembriefjes;
d. stembriefjes welke niet voldoen aan de door de voorzitter gegeven aanwijzingen.

Artikel 28

Bestuursvergaderingen worden belegd op voorstel: a. van de voorzitter; b. van de meerderheid van het bestuur. Een bestuursvergadering is niet bevoegd besluiten te nemen, tenzij de meerderheid der bestuursleden aanwezig is.

Artikel 29

Zoveel mogelijk worden de bestuursleden tenminste drie dagen van te voren en onder opgave van de te behandelen punten, alsmede van tijdstip en plaats, ter vergadering door de voorzitter of secretaris opgeroepen.

HOOFDSTUK V

VAN DE GELDMIDDELEN

Artikel 30

De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit contributies, donaties, schenkingen, sponsoring, toegangsgelden en toevallige baten.

Artikel 31

De contributie van gewone en buitengewone leden wordt jaar- lijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De contributie van gewone leden wordt maandelijks geïnd.

Artikel 32

Donateurs dragen aan de vereniging ten minste een jaarlijkse door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag bij. Het bestuur brengt de donateurs schriftelijk op de hoogte van een wijziging in het minimumbedrag.

HOOFDSTUK VI

VAN COMMISSIES

Artikel 33

Het bestuur kan zich doen bijstaan door werkcommissies. Een werkcommissie gedraagt zich volgens de door het bestuur gegeven aanwijzingen. Indien een werkcommissie zijn werkzaamheden niet naar behoren vervult, kan het bestuur hem van zijn taak ontheffen en zijn werkzaamheden overdragen aan een door het bestuur te benoemen andere werkcommissie.

Artikel 34

Alle in de vereniging gevormde en te vormen subclubs zijn bevoegd, onder de met het bestuur overeengekomen voorwaarden, interne aangelegenheden zelf te regelen.

Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering van  15 december 1999.

de voorzitter                                    de secretaris,

mevr. mr. E.W. Foortse                    G.Bootsma