Handleiding subsidiebeleid

Handleiding subsidiebeleid

Deze handleiding is nog niet formeel aangepast aan de nieuwe naam van de PVBZK; dit zal gebeuren zodra inhoudelijke wijzigingen worden doorgevoerd. De handleiding geeft geen strikt juridisch reglement voor subsidiëring van subclubs door de PVBZK. Zij geeft aan welke eisen er gesteld worden aan de subclubs en onder welke omstandigheden subsidiëring mogelijk is. Zij beschrijft hiermee het subsidie-beleid van het Bestuur van de PVBZK. Deze handleiding is daarmee te beschouwen als een nadere uitwerking van de voorwaarden als bedoeld in de artikelen 41 en 43 van het Huishoudelijk Reglement. Waar OVBZ wordt genoemd moet PVBZK worden gelezen.

HANDLEIDING SUBSIDIEBELEID OVBZ

I   Inleiding

Deze handleiding geeft geen strikt juridisch reglement voor subsidiëring van subclubs door OVBZ.

Zij geeft aan welke eisen er gesteld worden aan de subclubs en onder welke omstandigheden subsidiëring mogelijk is. Zij beschrijft hiermee het subsidie-beleid van het Bestuur van OVBZ. Deze handleiding is daarmee te beschouwen als een nadere uitwerking van de voorwaarden als bedoeld in de artikelen 41 en 43 van het Huishoudelijk Reglement.

In het Huishoudelijk Reglement worden de subclubs aangeduid met "onderafdelingen (clubs)".

II  Definities

Onder OVBZ wordt verstaan:
de Ontspanningsvereniging Binnenlandse Zaken. OVBZ is ingeschreven in het verenigingenregister van de Kamer van Koophandel te ^s-Gravenhage. OVBZ is een rechtspersoon.

Onder subclub wordt verstaan:
een zelfstandig onderdeel van OVBZ, opgericht met een bepaald doel, dat activiteiten ter bereiking van dat doel organiseert. De subclub behoeft als zodanig geen rechtspersoon te zijn.

Onder gezamenlijke subclub wordt verstaan:
een subclub die zowel deel uitmaakt van OVBZ als van de Personeelsvereniging Justitie.

Onder lid van een subclub wordt verstaan:
een persoon die zich door middel van het betalen van contributie of het geven van een donatie het recht heeft verschaft aan de activiteiten van de subclub deel te nemen.

III Eisen aan een subclub

De leden van een subclub zijn tevens lid of donateur van OVBZ. Zij betalen de aan OVBZ verschuldigde contributie of donatie rechtstreeks aan OVBZ: De subclubs wijzen hun leden op die verplichting. De leden betalen de voor de subclub verschuldigde contributie aan de subclub, evenals de voor deelname aan de activiteiten'van de subclub geldende bijdragen. Zo ontstaat er een gescheiden administratie tussen subclub en OVBZ.
In geval van een gezamenlijke subclub wordt voor OVBZ gelezen: OVBZ en/of de Personeelsvereniging Justitie.

De subclub stelt jaarlijks in de maand januari een ledenlijst aan het bestuur van OVBZ ter beschikking teneinde een vergelijking mogelijk te maken met de OVBZ-ledenlijst en de lijst van OVBZ-donateurs.

De subclub benoemt uit haar midden een bestuur. Het bestuur van de subclub  is verantwoordelijk voor het beheer van gelden en vermogen van de subclub.

Dit bestuur onderhoudt tevens het contact tussen subclub en OVBZ. Het OVBZ-bestuur wijst daartoe uit haar midden een contactpersoon aan.

De subclub dient een eenvoudige, overzichtelijke administratie bij te houden van inkomsten en uitgaven van de subclub; zij stelt jaarlijks een begroting op en eveneens jaarlijks wordt door middel van een exploitatie-overzicht opening van zaken gegeven aan de leden. Indien geen balans wordt opgesteld geeft de subclub op een andere wijze de vermogenspositie weer.
Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.

De subclub benoemt een kascontrolecommissie, die in ieder geval tot taak heeft het financiële beheer door het bestuur van de subclub te controleren en de leden jaarlijks verslag te doen van haar bevindingen.

IV Subsidie

Om voor subsidiëring in aanmerking te komen dient de subclub een subsidieverzoek in. Dit subsidieverzoek moet, uiterlijk in de maand januari van het jaar waarover subsidie gevraagd wordt, worden ingediend bij de penningmeester van OVBZ. Het subsidieverzoek dient te worden gemotiveerd.
Daarbij dienen de begroting voor het lopende jaar, alsmede het exploitatieoverzicht en de balans van het afgesloten jaar te worden gevoegd. Tevens wordt, vóór l maart, het verslag van de kascontrolecommissie, zoals bedoeld onder III, overgelegd.

Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen exploitatiesubsidie en subsidie voor bijzondere evenementen.

a. exploitatiesubsidie

Het is mogelijk subsidie te ontvangen in de exploitatie van de subclub. Onder exploitatie wordt in dit verband verstaan het geheel aan inkomsten en uitgaven verband houdende met de activiteiten van de subclub.
Het maximale subsidie in de exploitatiekosten bedraagt f.15,- per lid. Het subsidie zal echter in de regel niet meer bedragen dan het totaal bedrag aan contributies (en donaties) dat in het betreffende jaar naar verwachting door de leden van de subclub aan OVBZ zal worden betaald.

In de beoordeling van het subsidieverzoek worden onderstaande overwegingen betrokken:

- de vermogenspositie van de subclub.
Het is niet de bedoeling dat subclubs met behulp van subsidie een eigen vermogen opbouwen. Uitzonderingen worden gevormd door vermogen vastgelegd in materialen (en gebouwen) die voor de activiteiten van de subclub essentieel zijn en de daarvoor noodzakelijke reserveringen. Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag zal rekening worden gehouden met het eigen .vermogen van de subclub en met een mogelijke bestemming hiervoor. Een reserve voor eventuele risico's en voor bijzondere activiteiten van maximaal f)35 -- Per lid gerekend naar het ledenbestand per l januari van het jaar waarvoor subsidie is aangevraagd, is acceptabel,

- de aard van de subclub.
De mate waarin materieel voordeel wordt genoten van het lidmaatschap van de betreffende subclub zal worden meegewogen. Het gaat hierbij om die subclubs waarvan men lid is juist omdat men financiële voordelen kan genieten. Het sociale element komt in die subclubs op de tweede plaats. Bij een dergelijke subclub ligt een exploitatie-subsidie minder voor de hand omdat de kosten primair uit de contributies/donaties bekostigd moeten worden.

- de hoogte van de contributie/donatie van de subclub.
Uitgangspunt hierbij is dat de leden van de subclub een redelijke bijdrage leveren in de kosten van de (activiteiten van de) subclub. Deze bijdrage bestaat uit jaarlijkse contributie/donatie en de bijdrage voor deelname aan de activiteiten. Onder een redelijke bijdrage wordt Verstaan een bijdrage die vergelijkbaar is met het deelnemen aan soortgelijke activiteiten buiten OVBZ-verband.

- de aard van de activiteiten.
De activiteiten moeten in redelijkheid het doel dienen waartoe de subclub is opgericht.

- de in voorgaande jaren ontvangen subsidies.
De in voorgaande jaren ontvangen subsidies en de eventuele gemaakte afspraken en toezeggingen worden in de overwegingen betrokken.

Voor een gezamenlijke subclub geldt dat de genoemde maximale subsidie het totaal is van de subsidiëring door OVBZ en de Personeelsvereniging Justitie. Hierbij wordt het totaal bedrag aan contributies en donaties in het betreffende jaar aan beide verenigingen in ogenschouw genomen.

b. subsidie voor bijzondere evenementen

Los van het exploitatiesubsidie kan een subsidie voor bijzondere evenementen worden verleend. Het gaat hierbij om eenmalige evenementen die worden georganiseerd ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis, Het subsidie voor bijzondere evenementen bedraagt maximaal .f 10,- per lid. Het bestuur van OVBZ beslist van geval tot geval of er sprake is van een subsidiabel bijzonder evenement ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis.

Een tienjarig bestaan of een veelvoud daarvan, alsmede een vijfentwintigjarig bestaan wordt in ieder geval als een bijzondere gebeurtenis aangemerkt.

De subclub legt verantwoording af over (het gebruik van) het ontvangen subsidie. Indien blijkt dat het subsidie niet, of niet overeenkomstig de voorwaarden waaronder het is verleend, is gebruikt kan het bestuur van OVBZ het subsidiebedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

Wanneer een subclub ophoudt te bestaan dan wel geen (subsidiabele) activiteiten meer ontplooit, dient het met behulp van subsidie verkregen vermogen ter beschikking gesteld te worden van OVBZ of, in het geval van een gezamenlijke subclub, aan OVBZ en de Personeelsvereniging Justitie.

V   Subsidieverlening

Het bestuur van OVBZ beslist vóór l april van het jaar waarover het subsidie gevraagd is op het subsidieverzoek. Het bestuur heeft daarbij de mogelijkheid af te wijken van het gestelde in deze handleiding. Afwijkingen worden gemotiveerd.

De beslissing op het subsidieverzoek houdt tevens -in geval de subclub geen zelfstandige rechtspersoonlijkheid bezit- een machtiging in om de in de begroting van de subclub gemelde uitgaven te doen. Voor afwijkingen van de begroting die een bedrag van 10 van het totaal van de begroting te boven gaan is een afzonderlijke machtiging van het OVBZ-bestuur vereist.

Subsidiëring geschiedt altijd onder de in deze handleiding vervatte voorwaarden. Het OVBZ-bestuur is bevoegd aan het subsidie nadere voorwaarden te verbinden.

Subsidiëring van subclubs is alleen mogelijk indien en voor zover de financiële positie van OVBZ dat toelaat.

Het bestuur van OVBZ aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor door subclubs georganiseerde activiteiten. Het bestuur en de leden van de subclubs zijn verantwoordelijk voor de door hen georganiseerde activiteiten en deelname aan de activiteiten gebeurt op eigen risico.

Deze HANDLEIDING SUBSIDIEBELEID OVBZ is besproken en goedgekeurd in de algemene

ledenvergadering van OVBZ gehouden op 27 mei 1991.

verzonden op 11 juli 1991 aan de bestuursleden OVBZ en de besturen

van de OVBZ Sub-clubs

de secretaris,